Datenschutzerklärung für Geschäftspartner Huppenkothen GmbH

Fassung: März 2023

Im Rahmen von Vertragsverhältnissen verarbeitet Huppenkothen personenbezogene Daten ihrer Vertragspartner bzw. von deren Angestellten und/oder deren Organen (im Folgenden gemeinsam auch „Sie“, „Ihre“ oder „Ihren“). Unter personenbezogene Daten sind alle Informationen zu verstehen, die Inhalte zu einer bestimmten oder bestimmbaren Person aufweisen, wie etwa Name, Geburtsdatum, Anschrift, aber auch der Inhalt von Korrespondenz, die im Zuge des Vertragsverhältnisses geführt wird (im Folgenden: „Daten“). „Huppenkothen“, Huppenkothen GmbH, FN 394197b LG Feldkirch, Bundesstraße 117, 6923 Lauterach, Österreich, ta.nehtokneppuh@ofni, das sind wir als Ihr Vertragspartner und Verantwortlicher im Sinne des Artikel 4 Z 7 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: „DSGVO“).

HINWEIS: Vertrags- und Geschäftspartner werden ersucht, soweit es sich dabei um Unternehmen handelt, diese Datenschutzerklärung den betroffenen Personen (insbesondere Mitarbeitern und Organen) zur Kenntnis zu bringen.

1. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke und auf Basis untenstehender Rechtsgrundlagen:

a. Vertragserfüllung

Wir verarbeiten die Daten unserer Vertragspartner (Käufer, Mieter, etc.) für Zwecke der Vertragserfüllung, d.h. für den Verkauf bzw. die Vermietung von Baumaschinen, Baugeräten, Zubehör- und Ersatzteilen sowie für die Erbringung von Reparatur oder sonstigen Leistungen. Diese Verarbeitungen erfolgen auf der Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie gegebenenfalls des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere darin, die vereinbarungsgemäße Abwicklung des Vertrages sicherzustellen. Wenn die Daten nicht oder nicht vollständig bereitgestellt werden, können wir unsere vertraglichen Pflichten möglicherweise nicht vollständig erfüllen oder den Vertrag gar nicht erst abschließen.

b. Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen (z.B. Aufbewahrungsfristen der BAO und des UGB) zu erfüllen. Diese Verarbeitungen erfolgen auf der Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit c DSGVO (gesetzliche Verpflichtung).

Auch hier können wir unsere vertraglichen Pflichten möglicherweise nicht vollständig erfüllen oder den Vertrag gar nicht erst abschließen, wenn Daten nicht oder nicht vollständig bereitgestellt werden.

c. Geschäftsführung und Vertragspartnerdatenbank

Weiters verarbeiten wir Ihre Daten im Rahmen unserer Verwaltung und Geschäftsführung (z.B. Buchhaltung, Vertragspartnerdatenbank). Diese Verarbeitungen erfolgen auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer ordentlichen und effizienten Geschäftsführung und an der Verwaltung und Optimierung der Auswahl unserer Vertragspartner und somit auf der Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.

d. Kundenverwaltung und Marketing

Wir verarbeiten personenbezogene Daten aktueller, ehemaliger und potentieller Kunden und ggf. ihrer Mitarbeiter für die Zwecke der Kundenverwaltung und ggf. des Marketings. Diese Verarbeitungen erfolgen auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Aufrechterhaltung und Pflege bestehender und ehemaliger Kundenkontakte sowie der Gewinnung neuer Kunden und somit auf der Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse).

e. Huppenkothen Flottenmanagement (HFM)

Das Huppenkothen Flottenmanagement (HFM) ist z.T. fixer Bestandteil für den Betrieb Ihrer, von unserem Unternehmen erworbenen oder gemieteten Baugeräte (z.B. Bagger). Einerseits bietet das HFM wertvolle Funktionen für unsere Kunden (siehe hierzu auch den HFM Leitfaden), andererseits verwenden auch wir das HFM für unsere Zwecke:

Im Rahmen des HFM verarbeiten wir Gerätezustandsinformationen, konkrete Gerätedaten, GPS-Positionsdaten und Betriebsdaten für folgende Zwecke: Sicherstellung der Wartung der Baugeräte, Unterstützung bei der Fehlersuche bei technischen oder Software Problemen, Analyse für predictive maintenance, Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs, Sicherstellung der Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen (z.B. Einhaltung maximal zulässiger Betriebszeiten), Schutz des Eigentums. Diese Daten beziehen sich immer nur auf ein bestimmtes Baugerät und in der Regel ist kein Rückschluss auf einen bestimmten Menschen möglich. Es kann aber dennoch vorkommen, dass diese Daten ggf. als „personenbezogene Daten“ im Sinne der DSGVO gelten. Sollte dies der Fall sein, so verarbeiten wir die Daten auf Basis der Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verfolgung der vorgenannten Verarbeitungszwecke, insbesondere darin sicherzustellen, dass vertragliche Vereinbarungen eingehalten werden und unser Eigentum zu schützen.

2. Wer erhält Ihre Daten?

Ihre Daten werden von uns nur dann weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, wir aufgrund von Gesetzen dazu verpflichtet sind, ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung besteht oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. In jedem Fall geben wir Ihre Daten nur in dem Ausmaß weiter, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich, durch die jeweilige Rechtsvorschrift gefordert, durch ein allfälliges berechtigtes Interesse gedeckt oder im Falle einer Einwilligung, von Ihnen vorgegeben wird. Zudem ziehen wir gegebenenfalls bei der Datenverarbeitung (insbesondere bei der technischen Abwicklung) Dienstleister, sogenannte Auftragsverarbeiter, heran. Diese sind Ihrerseits zur Geheimhaltung verpflichtet, werden sorgfältig von uns ausgewählt und sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden.

Ihre Daten werden im Bedarfsfall insbesondere an nachstehende Empfänger weitergegeben:

Konzernverbundene Unternehmen
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte
Versicherungen
Gerichte und Behörden (insbesondere Finanzamt)
Dienstleistungsunternehmen (z.B. IT-Dienstleister)

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel nicht in ein Drittland (ein Land außerhalb des EWR) übermittelt. Sofern es zu einer Übermittlung in ein Drittland kommt, informieren wir Sie gesondert über die Rechtmäßigkeit einer solchen Übermittlung.

3. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Grundsätzlich bewahren wir Ihre Daten auf, bis das Vertragsverhältnis erfüllt bzw. beendet ist. Darüber hinaus sind wir vielfältigen Aufbewahrungspflichten unterworfen, gemäß diesen Daten auch über das Vertragsverhältnis hinausgehend aufzubewahren sind, wie dies etwa aufgrund steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gefordert ist. Weiters bewahren wir Ihre Daten gegebenenfalls auf, solange Rechtsansprüche im Zusammenhang mit Ihrem Vertrag geltend gemacht werden können. Im Falle eines anhängigen behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens werden Ihre Daten bis zur Beendigung des jeweiligen Verfahrens aufbewahrt.

4. Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten

Sofern wir Ihre Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht diese jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen (Art 7 Abs 3 DSGVO). Zur Erklärung Ihres Widerrufs, wenden Sie sich an den Datenschutz-Verantwortlichen: ta.nehtokneppuh@ztuhcsnetad. Beachten Sie bitte, dass der Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art 15 DSGVO), Berichtigung (Art 16 DSGVO), Löschung (Art 17 DSGVO), Einschränkung (Art 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO) und Widerspruch (Art 21 DSGVO) zu. Nachstehend informieren wir Sie näher über Ihre relevantesten Rechte.

Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft zur Herkunft, zu den Kategorien, zur Speicherdauer, zu den Empfängern, zum Zweck der zu Ihrer Person von uns verarbeiteten Daten und zur Art ihrer Verarbeitung verlangen.

Recht auf Berichtigung und Löschung: Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeitet, die unrichtig oder unvollständig sind, können Sie deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Sie können weiters die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen.

Widerspruchsrecht: Auch wenn die Daten zu Ihrer Person richtig und vollständig sind und von uns rechtmäßig verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung dieser Daten widersprechen. Dies aber nur in besonderen, von Ihnen zu begründenden Situationen. Ein Widerspruchsrecht steht Ihnen etwa zu, wenn wir Ihre Daten auf der Rechtsgrundlage des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten. Im Falle eines Widerspruchs sind wir nur dann verpflichtet die Verarbeitung einzustellen, wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können.

Zur Geltendmachung Ihrer vorstehend angeführten Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutz-Verantwortlichen: ta.nehtokneppuh@ztuhcsnetad. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, zögern Sie bitte nicht, uns Ihre Bedenken mitzuteilen (Kontaktdaten siehe oben). Zusätzlich steht Ihnen in solchen Fällen ein Recht auf Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde zu.